Основные задачи по организации пропускного режима
Под пропускным режимом обычно понимается целый комплекс организационных мероприятий, инженерно-технических решений, а также правил, регламентирующих деятельность службы безопасности. Вся совокупность принимаемых мер устанавливает порядок пропуска на охраняемую территорию сотрудников объекта, посетителей, транспорта и товарно-материальных ценностей.
К организационным мероприятиям можно отнести планирование, разработку, внедрение и поддержание работоспособности всех задействованных в обеспечении пропускного режима структур и систем.
К инженерно-техническим решениям относятся все устройства и системы, участвующие в процессе регистрации, фиксирования фактов входа-выхода, въезда-выезда, контроля за перемещением физических лиц, автомобилей, материальных ценностей по территории охраняемого объекта и т.д. К таким устройствам можно отнести, например, шлагбаумы, турникеты, контроллеры и считыватели в составе СКУД, АРМ оператора бюро пропусков, оборудованное необходимыми периферическими устройствами, системы видеонаблюдения, системы распознавания номеров и т.д.
К правилам можно отнести уставные документы, инструкции, положения, распоряжения и другие документы, регламентирующие порядок действий сотрудников, задействованных в организации пропускного режима на объекте.
Порядок пропуска на охраняемую территорию сотрудников объекта, посетителей, транспорта и товарно-материальных ценностей в абсолютном большинстве случаев предполагает использование системы физических пропусков. Это может быть:
- пластиковая (проксимити) карта;
- бумажный одноразовый пропуск (с номером или штрих-кодом);
- бумажный многоразовый пропуск (с номером или штрих-кодом);
- PIN-код.
По назначению пропуска можно разделить на следующие категории:
- постоянный пропуск (для лиц, числящихся в штате компании, или постоянно обслуживающих объект);
- временный пропуск (для лиц, выполняющих временные работы на объекте или прикомандированных к предприятию);
- разовый пропуск (для посетителей, клиентов, соискателей).
Также можно выделить в отдельную группу пропуска на автотранспорт и на материальные ценности.
Существуют стандартные процессы, связанные с выдачей пропусков. В большинстве случаев организация пропускного режима включает в себя следующие этапы:
- оформление заявок на пропуск;
- согласование (утверждение / визирование) заявок на пропуск;
- регистрация данных и выдача пропусков;
- контроль за нахождением владельца пропуска на территории;
- сдача пропуска;
- составление отчетов по посещениям за указанный период.
Ниже приведено решение по автоматизации основных процессов пропускного режима для физических лиц, транспортных средств и материальных ценностей с помощью программного решения VisitorControl.
|
Процессы пропускного режима
|
Функционал VisitorControl
|
Оформление заявок на пропуск
В большинстве случаев организация пропускного режима предполагает выдачу пропусков только при наличии соответствующей заявки. При этом не важно, какой тип пропуска планируется выдавать (разовый, временный или постоянный), а также кто будет субъектом (человек, транспортное средство или материальная ценность). Для получения любого типа пропуска необходимо иметь оформленную и, возможно, согласованную заявку.
Такой вариант организации пропускного режима является предпочтительным, так как позволяет:
- обеспечить санкционированный пропуск физических лиц, транспорта и ТМЦ на объект и предотвратить бесконтрольное проникновение посторонних субъектов на охраняемую территорию;
- препятствовать хищениям ТМЦ с охраняемой территории;
- оперативно выявлять угрозы безопасности объекта;
- поддерживать стабильную и эффективную работу предприятия.
Безусловно, на некоторых объектах выдача пропусков происходит без предварительных заявок, однако такая организация пропускного режима существенно снижает уровень безопасности на объекте.
В то же время, процесс подачи заявок в «классическом» бумажном виде – это довольно неудобный процесс, на который может уходить много времени у всех задействованных лиц: сотрудника-заявителя, согласующего, оператора бюро пропусков и охранника. Кроме того, при заполнении документов вручную всегда есть вероятность возникновения ошибки.
Комплексное решение для организации пропускного режима VisitorControl позволяет автоматизировать процесс подачи заявок в офисе организации, бизнес-центре, складском или транспортном комплексе, на производственном объекте (заводе, НПЗ, электростанции и т.п.) и на любом другом предприятии.
Для того, чтобы подать заявку на пропуск, сотруднику достаточно зайти в систему VisitorControl с помощью любого популярного браузера и заполнить нужные поля. Если пропуск оформляется впервые, то на создание заявки у пользователя уйдет от 30 секунд до двух минут. Повторное создание заявки на пропуск для того же посетителя, сотрудника (заявка на выдачу пропуска взамен утерянному или поврежденному) или материальные ценности займет порядка 20 секунд.
|
РАЗОВЫЕ ПРОПУСКА
|
ВРЕМЕННЫЕ ПРОПУСКА
|
ПОСТОЯННЫЕ ПРОПУСКА
|
|
автоматизировано
в VisitorControl:
наличие отдельного типа заявок для разовых пропусков
тонкая настройка формы заявки по составу полей и обязательности их заполнения
возможность оформления заявки на групповое посещение
возможность оформления заявки на посещение на конкретную дату или на определенный период
|
автоматизировано
в VisitorControl:
наличие отдельного типа заявок для временных пропусков
тонкая настройка формы заявки по составу полей и обязательности их заполнения
|
автоматизировано
в VisitorControl:
наличие отдельного типа заявок для постоянных пропусков
тонкая настройка формы заявки по составу полей и обязательности их заполнения
|
Согласование (утверждение / визирование) заявок на пропуск
Другой немаловажный этап в организации пропускного режима – согласование заявок на пропуска. Без автоматизации согласование заявки – это относительно трудоемкая процедура, так как сотруднику необходимо отнести заявку своему руководителю на подпись, затем заверенный документ отнести в бюро пропусков. При этом не всегда получается это сделать оперативно: согласование заявки может затянуться на целый день или даже несколько дней.
Функционал VisitorControl позволяет оптимизировать процесс согласования заявок и вывести его на совершенно новый качественный уровень. Организация пропускного режима с VisitorControl ускоряет процесс визирования в десятки раз!
Процесс построен следующим образом: пользователь оформляет заявку на пропуск, а система самостоятельно направляет эту заявку на согласование нужному согласующему лицу, используя заранее определенный маршрут. Согласующий сотрудник получает уведомление о необходимости визирования новой заявки на электронную почту или во всплывающем окне, просматривает заявку и, если у него нет замечаний, согласовывает ее. После этого заявка получает статус оформленной, и пропуск становится доступным для выдачи. В результате от создания заявки до выдачи пропуска проходит всего 1-2 минуты! Это значит, что сотрудники компании тратят минимум времени на оформление пропуска, и получить согласованный пропуск можно без длительного ожидания.
Безусловно, не на всех объектах требуется обязательное согласование заявок на пропуска, поэтому визирование заявок в VisitorControl – это опциональная функция, которую можно отключить. Однако стоит отметить, что согласование заявок в VisitorControl лишь незначительно увеличивает срок оформления заявки, но при этом уровень безопасности на объекте значительно вырастает.
|
РАЗОВЫЕ ПРОПУСКА
|
ВРЕМЕННЫЕ ПРОПУСКА
|
ПОСТОЯННЫЕ ПРОПУСКА
|
|
автоматизировано
в VisitorControl:
неограниченное количество согласующих лиц
разные маршруты согласования для заявок разного типа
|
автоматизировано
в VisitorControl:
неограниченное количество согласующих лиц
разные маршруты согласования для заявок разного типа
|
автоматизировано
в VisitorControl:
неограниченное количество согласующих лиц
разные маршруты согласования для заявок разного типа
|
Регистрация данных и выдача пропусков
При организации пропускного режима важно фиксировать и сохранять данные о физических лицах, транспорте и материальных ценностях, на которые оформляется пропуск на объект. Хранение этих данных в базе предприятия необходимо для составления отчетов по посещениям объекта, а также для быстрой идентификации нарушителей внутриобъектового режима.
Ключевыми характеристиками при регистрации является скорость ввода данных и отсутствие ошибок при вводе. На объектах, где для регистрации физлиц, автомобилей и матценностей используются бумажные носители (журналы учета, книги посещений), гораздо выше вероятность возникновения операционных ошибок, так как оператор бюро пропусков вынужден вручную записывать большой объем данных. Кроме того, этот процесс может занимать довольно длительное время. Избежать этих неудобств поможет автоматизация основных процессов, возникающих при регистрации физлица, автомобиля или матценности.
Организация пропускного режима с VisitorControl предполагает сохранение всех данных перед выдачей пропуска (ФИО, скан документа, компания, номер, марка и цвет автомобиля, материальные ценности на внос или вынос и другие) в удобном электронном виде, что позволяет обращаться к ним в случае необходимости и оперативно получать нужную информацию.
Для ускорения ввода данных может использоваться автоматическое распознавание документов: система сама заполнит все необходимые поля в электронной карточке, используя данные из отсканированного документа.
Также стоит отметить, что VisitorControl соответствует ФЗ №152 «О персональных данных»: система позволяет распечатать согласие об обработке персональных данных, а также провести деперсонификацию по требованию.
VisitorControl позволяет выдавать разные типы пропусков:
- Магнитные (проксимити) карты. Наиболее удобный способ организации пропускного режима на предприятии. Магнитные карты долговечны, удобны в использовании и обладают широкими возможностями применения.
- Бумажные одноразовые пропуска. Недорогие в изготовлении, имеют менее презентабельный вид, чем пластиковые карты. Однако VisitorControl позволяет создавать уникальный дизайн бланка пропуска и отображать на нем всю необходимую информацию о посетителе, что делает этот документ довольно функциональным. Кроме того, на бумажном пропуске VisitorControl может печатать уникальный штрих-код, который будет считываться при входе/ выходе или въезде/выезде через пункты контроля, что значительно упрощает соблюдение пропускного режима на территории.
- PIN-коды. В качестве пропуска на объект может использоваться PIN-код, который система отправляет с помощью SMS. При проходе или проезде через контрольный пункт достаточно лишь ввести на наборной панели код из сообщения, и доступ на территорию будет разрешен. Это решение позволяет легко организовать пропускной режим на объекте с низкими требованиями к безопасности.
Благодаря интеграции VisitorControl со всеми популярными системами контроля доступа, оператор бюро пропусков при выдаче пропуска может назначить ему определенный уровень доступа.
|
РАЗОВЫЕ ПРОПУСКА
|
ВРЕМЕННЫЕ ПРОПУСКА
|
ПОСТОЯННЫЕ ПРОПУСКА
|
|
автоматизировано
в VisitorControl:
тонкая настройка формы пропуска по составу полей и обязательности их заполнения
Регистрация гостевого автотранспорта
Обмен данными с СКД и системами распознавания автомобильных номеров
Пропуск может быть выдан как в конкретную дату, так и в течение определенного периода
Возможность выдачи нескольких пропусков одному посетителю по заявке на определенный период
Возможность выдачи нескольких пропусков разным посетителям по групповой заявке
ОПЦИЯ:
возможность регистрации и получения пропуска через терминал
|
автоматизировано
в VisitorControl:
Тонкая настройка формы пропуска по составу полей и обязательности их заполнения
Регистрация гостевого автотранспорта
Обмен данными с СКД и системами распознавания автомобильных номеров
|
автоматизировано
в VisitorControl:
Возможность подачи заявки на пропуск взамен утерянного или поврежденного
Регистрация автотранспорта сотрудников
Обмен данными с СКД и системами распознавания автомобильных номеров
|
Учет событий прохода и проезда и контроль за нахождением субъекта пропуска на территории
Организация пропускного режима на предприятии подразумевает не только регистрацию, выдачу и сдачу пропусков, но и контроль за всеми владельцами пропусков во время их нахождения на территории.
Если на объекте применяются высокие требования к обеспечению безопасности, то сотрудник службы безопасности должен иметь четкое представление, какие субъекты находятся в данный момент на территории, на каком именно участке они находятся, не превышают ли они допустимое время пребывания, если оно установлено правилами внутреннего распорядка.
Все указанные выше функции реализованы в VisitorControl благодаря возможности интеграции с установленной на объекте СКУД или системой распознавания автомобильных номеров. Система VisitorControl позволяет:
- в режиме онлайн получать информацию о том, какие посетители, сотрудники, автомобили, а также грузы и матценности находятся сейчас на территории;
- определять уровни доступа для пропуска в момент его выдачи – владелец пропуска может зайти только в определенные помещения или корпуса;
- оперативно деактивировать пропуска, предотвращая выход его владельца за пределы здания – нарушитель внутриобъектового режима не сможет самостоятельно покинуть территорию.
Служба безопасности компании также должна иметь возможность просмотра информации не только о текущих посещениях, но и обо всех ранее выданных пропусках для составления отчетов или поиска нарушителей.
Гибкая система фильтров в VisitorControl позволяет определять множество критериев для поиска нужных событий и составления отчетов, что делает ее незаменимым инструментом для организации пропускного режима на предприятии. Кроме того, отчеты VisitorControl могут быть аргументами для внутреннего административного расследования в случае нарушения пропускного режима.
|
РАЗОВЫЕ ПРОПУСКА
|
ВРЕМЕННЫЕ ПРОПУСКА
|
ПОСТОЯННЫЕ ПРОПУСКА
|
|
автоматизировано
в VisitorControl:
Контроль за перемещениями на территории
Блокировка выдачи пропуска лицам, находящимся в «Черном» списке VisitorControl
Быстрые и информативные отчеты за любой период по всем событиям, зафиксированным в VisitorControl
Фиксация точного времени ухода посетителя
|
Контроль за перемещениями на территории
Блокировка выдачи пропуска лицам, находящимся в «Черном» списке VisitorControl
Быстрые и информативные отчеты за любой период по всем событиям, зафиксированным в VisitorControl
Фиксация точного времени ухода посетителя
|
автоматизировано
в VisitorControl:
Контроль за перемещениями на территории
Блокировка выдачи пропуска лицам, находящимся в «Черном» списке VisitorControl
Быстрые и информативные отчеты за любой период по всем событиям, зафиксированным в VisitorControl
|
|
